Zugang der Kündigung im Arbeitsrecht

Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommt es häufig zum Streit darüber, ob oder wann eine Kündigung zugegangen ist und zu welchem Datum diese wirksam wird. Im folgenden Beitrag erklären wir, was zum Zugang einer Kündigung im Arbeitsrecht zu beachten ist.

1. Zugang der Kündigung ist maßgeblich für Fristen

Der Zugang der Kündigung ist vor allem aus zwei Gründen sehr wichtig:

a) Zum einen ist er entscheidend für die Frage, ob die Kündigung überhaupt wirksam wird und zu welchem Datum das Arbeitsverhältnis endet. Denn die Kündigungsfrist wird ab dem Zugang der Kündigungserklärung berechnet; der Zugang markiert also den Zeitpunkt des Fristbeginns. Möchte der Kündigende das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Termin beenden, muss er dementsprechend für einen rechtzeitigen Zugang der Kündigung sorgen.

b) Außerdem setzt der Zugang der Kündigung eine für die Kündigungsschutzklage wichtige Frist in Gang: Die Klagefrist beträgt drei Wochen ab Zugang der Kündigung. Wer sich gegen eine Kündigung zur Wehr setzen möchte, muss diese Frist unbedingt einhalten.

2. Wirksame Form der Kündigungserklärung

Manchmal kommt es beim Streit um eine Kündigung gar nicht mehr darauf an, zu welchem Zeitpunkt die Kündigung erfolgt ist und ob dies fristgerecht war oder nicht. Denn oft sind Kündigungen bereits deswegen unwirksam, weil die gesetzlichen Formvorschriften nicht eingehalten werden.

Die Kündigung ist eine einseitige Willenserklärung. Anders als bei einem Vertrag müssen zur Wirksamkeit der Kündigung nicht beide Seiten einverstanden sein. Der Gekündigte muss also nicht zustimmen und die Kündigung muss von ihm auch nicht unterschrieben werden, damit sie wirksam wird.

Die Kündigung bedarf zu ihrer wirksamen Erklärung der Schriftform gemäß § 623 BGB; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Das bedeutet, dass eine E-Mail oder ein Fax nicht ausreichen. Zudem bedarf die Kündigung einer eigenhändigen Unterschrift (§ 126 Abs. 1 BGB). Namenskürzel, eine eingescannte Schrift oder eine Kopie einer unterschriebenen Kündigung genügen der Schriftform nicht. Es bedarf einer handschriftlichen Unterschrift mit dem vollen Familiennamen; auch der Vorname allein reicht nicht aus.

Inhaltlich muss aus der Kündigung hervorgehen, ob eine außerordentliche fristlose oder eine ordentliche Kündigung ausgesprochen wird. Dagegen müssen die Kündigungsgründe bei Arbeitnehmern regelmäßig nicht angegeben werden (anders bei der Kündigung von Auszubildenden außerhalb der Probezeit). Möchte der Gekündigte die Gründe für eine fristlose Kündigung erfahren, so kann er dies nach § 626 Abs. 2 S. 3 BGB vom Kündigenden verlangen. Dies berührt aber nicht die Wirksamkeit der vorherigen Kündigung, da die Kündigungsgründe nicht notwendige Bestandteile der Kündigungserklärung selbst sind.

3. Wirksamer Zugang der Kündigung

Eine Kündigung wird erst dann wirksam, wenn sie dem Kündigungsempfänger zugegangen ist. Für den Zugang sind verschiedene Varianten denkbar:

• Zugang unter Anwesenden:

Recht einfach liegt der Fall, wenn die Kündigung persönlich übergeben wird. Sie geht dann sofort in diesem Zeitpunkt zu. Für die Berechnung der Kündigungsfrist ist dann das Datum dieses Tages zugrunde zu legen.

Zu Beweiszwecken empfiehlt es sich, den Erhalt des Kündigungsschreibens vom Kündigungsempfänger schriftlich bestätigen zu lassen. Dies kann auf einer Zweitschrift der Kündigungserklärung erfolgen, etwa mit dem Zusatz „Kündigung erhalten“, mit Datum und Unterschrift des Empfängers.

Ein Anspruch des Kündigenden auf solch einen quittierten Empfang der Kündigung besteht jedoch nicht. Hierbei ist zu beachten: Irrelevant für den Zugang ist, ob und wann der Empfänger das Schreiben liest, also ob er den Brief direkt öffnet oder den verschlossenen Brief mitnimmt und das enthaltene Kündigungsschreiben erst später liest. Allein der Erhalt der Kündigung und die Möglichkeit, diese zu lesen, genügt für den Zugang.

Ebenso ist die Kündigung auch zugegangen, wenn der Gekündigte das Schreiben zurückgibt bzw. nicht annehmen will. Er muss sich dann so behandeln lassen, als sei ihm das Kündigungsschreiben im Zeitpunkt der Annahmeverweigerung zugegangen.

Gleichwohl sollte die Übergabe eines Kündigungsschreibens, das vom Gekündigten nicht schriftlich quittiert wird, zumindest im Beisein eines Zeugen erfolgen. Denn ansonsten hat der Kündigende vor Gericht ein Beweisproblem, wenn der Gekündigte den Erhalt des Briefes bzw. einer Kündigung bestreitet.

• Zugang unter Abwesenden:

Beim Zugang unter Abwesenden, bei dem die Kündigung z. B. per Post oder Bote übermittelt wird, sind dagegen einige Dinge zu beachten: Eine Willenserklärung gegenüber einem Abwesenden (§ 130 BGB) geht zu, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass er von dieser Kenntnis nehmen kann.

Im Einzelnen bedeutet das: Eine per Post verschickte Kündigung wird grundsätzlich spätestens wirksam, sobald der Empfänger die Post öffnet und das Kündigungsschreiben zur Kenntnis nimmt.

Darüber hinaus gilt der Zugang unter Abwesenden aber auch schon zu dem Zeitpunkt als erfolgt, in dem die Kündigung in den sogenannten Machtbereich des Empfängers gelangt – z. B. durch Einwurf in den Briefkasten – und in dem man unter gewöhnlichen Umständen von einer Kenntnisnahme ausgehen kann. Auf die tatsächliche Kenntnisnahme kommt es dementsprechend nicht an. Entscheidend ist allein die Möglichkeit.

Aus diesem Grund kann eine Kündigung auch dann zugehen, wenn der Kündigende sich im Urlaub befindet. Denn auch in diesem Fall kommt es nur darauf an, dass die Möglichkeit der Kenntnisnahme besteht. Dies gilt nach dem Bundesarbeitsgericht sogar dann, wenn etwa der kündigende Arbeitgeber weiß, dass der Arbeitnehmer verreist ist. Anderes gelte nur dann, wenn dem Arbeitgeber die Urlaubsadresse bekannt ist (BAG, Urteil vom 22.3.2012, 2 AZR 224/11). Je nach den Einzelumständen kann eine verspätete Klage des Arbeitnehmers, die innerhalb von zwei Wochen nach Urlaubsrückkehr eingereicht wurde, vom Arbeitsgericht nachträglich zugelassen werden, § 5 KSchG.

Für die Beurteilung, ob die Möglichkeit der Kenntnisnahme bestand, sind im Hinblick auf die modernen Arbeitszeiten und -modelle sowie die unterschiedlichen örtlichen Postzustellungszeiten immer die Umstände des Einzelfalls zu beurteilen. Das neue Urteil des BAG betont insofern in aller Deutlichkeit, dass es keinen starren Richtwert bzgl. des Zugangs gibt und distanziert sich nunmehr ganz klar von einer pauschalen Annahme dahingehend, dass bei einem Einwurf des Kündigungsschreibens bis ca. 17 Uhr grundsätzlich von einer Zustellung noch am selbigen Tag ausgegangen werden kann. Stattdessen müssen die individuellen Arbeitsbedingungen sowie die örtliche Zustellungsroutine berücksichtigt werden.

4. Wer muss den Zugang der Kündigung beweisen?

Der Kündigende trägt im Streitfall auch die Beweislast für den Zugang der Kündigung. Wenn etwa in einem Arbeitsgerichtsverfahren der Arbeitnehmer den Erhalt einer Kündigung bestreitet, muss der Arbeitgeber deren Zugang beweisen. Er muss also nachweisen, dass und wann die Kündigung erfolgt ist.

Der Kündigende sollte also möglichst sicherstellen, den Zugang bei Bedarf auch nachweisen zu können. Das bedeutet konkret:

4.1 Zustellung per Briefpost

Beim Einwurf-Einschreiben hinterlässt der Postzusteller das Einschreiben auch dann, wenn der Empfänger nicht angetroffen wird. Hierüber fertigt er einen Zustellbeleg an, auf den der Kündigende sich berufen kann, um den Zugang der Kündigung nachzuweisen. In der Rechtsprechung wird der Beleg als starkes Indiz für den tatsächlichen Zugang des Schreibens angesehen, stellt aber keinen vollen Beweis dar. Im Rechtsstreit muss also trotzdem eine Beweisaufnahme erfolgen und dabei könnte sich z. B. herausstellen, dass der Postzusteller das Zustellverfahren nicht ordnungsgemäß geführt hat (z. B. Auslieferungsbelege vorab ausfüllt), so dass der Nachweis des Zugangs nicht geführt werden kann.

Wer eine Kündigung per Einschreiben mit Rückschein verschickt, erhält mit dem zurückgesandten Rückschein den Nachweis über den Zugang zu einem bestimmten Datum. Allerdings könnte es auch sein, dass der Briefträger den Empfänger nicht persönlich antrifft und so eine Zustellung des Briefs nicht persönlich möglich ist. Der Postbote legt dann nur einen Benachrichtigungsschein in den Briefkasten des Empfängers mit der Info, dass er bei der Post einen Brief abholen muss. Damit ist aber lediglich dieser Schein zugestellt worden, nicht die Kündigung. Diese geht erst mit der tatsächlichen Aushändigung des Einschreibens zu. Holt der Empfänger den eingeschriebenen Brief nicht bei der Post ab, ist der Zugang der Kündigung nicht wirksam erfolgt. Zwar wertet die Rechtsprechung es als rechtsmissbräuchlich, wenn der Empfänger den Zugang vereitelt, indem er den Brief bewusst gar nicht oder bewusst verspätet abholt. Dann gilt die Kündigung trotzdem als zugegangen.

Allerdings geht es hierbei immer um Einzelfallentscheidungen, so dass Sie sich als Kündigender auf eine solche Beurteilung im Falle eines Prozesses nicht verlassen können. Daher ist es regelmäßig nicht empfehlenswert, eine Kündigung über ein Einschreiben mit Rückschein zu versenden.

4.2 Zustellung per Boten

Wer sicherstellen will, dass sein Kündigungsschreiben im Hinblick auf die Fristläufe zu einem bestimmten Zeitpunkt nachweisbar zugeht, sollte das Schreiben durch einen oder besser zwei Boten zustellen lassen. Die Boten müssen das Kündigungsschreiben zunächst lesen, danach wird es in ihrem Beisein in den Briefumschlag gesteckt. Nach Einwurf der Post in den Briefkasten des Empfängers protokolliert ein Bote den Zugang schriftlich, mit Angabe der beteiligten Boten, Datum und Uhrzeit. Wie bereits erläutert, ist dabei auch auf den Zeitpunkt des Einwurfs in den Briefkasten zu achten. Erfolgt dieser am Nachmittag oder Abend, geht die Kündigung erst am nächsten Tag zu.

Die persönliche Abgabe des Schreibens an der Wohnanschrift des Empfängers durch Boten ist auch möglich. Ist der Empfänger aber nicht persönlich anwesend, ist von einer Aushändigung der Kündigung an andere Personen, etwa die in der Wohnung lebenden Familienangehörigen, eher abzuraten. Denn diese Personen gelten rechtlich als Empfangsboten. So gelangt die Kündigung zwar in den Machtbereich des Empfängers. Und sie geht auch zu dem Zeitpunkt zu, in dem gewöhnlich mit der Weitergabe der Kündigung gerechnet werden kann. Wann das der Fall sein wird, kann der Absender aber nicht auf den Tag genau wissen, so dass eine Unsicherheit für den Zugangstag verbleibt. Lehnt der Empfangsbote überdies die Annahme des Schreibens ab, ist die Kündigung nicht zugegangen.

4.3 Zustellung per Gerichtsvollzieher

Eine weitere rechtssichere Zustellmöglichkeit besteht darin, das Kündigungsschreiben über einen Gerichtsvollzieher zustellen zu lassen, der die Zustellung protokolliert (§ 132 Abs. 1 BGB).

5. Was passiert, wenn die Kündigung verspätet zugeht?

Ein verspäteter Zugang des Kündigungsschreibens hat Auswirkung auf die Fristberechnung und damit auf den Zeitpunkt, zu dem die Kündigung wirksam und das Arbeitsverhältnis beendet wird. Grundlage für die Berechnung ist die im Einzelfall geltende vertragliche oder gesetzliche Kündigungsfrist.

Noch ärgerlicher wird es, wenn sich der Kündigungstermin durch die versäumte Kündigungsfrist und den verspäteten Zugang um Monate verschiebt, etwa bei einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Quartal.

Eine verspätete Kündigung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen sollte, wird regelmäßig umgedeutet in eine Kündigung zum nächstmöglichen Beendigungszeitpunkt. Um eine solche Umdeutung für Zweifelsfälle sicherzustellen, sollte die Kündigung zu einem bestimmten Datum zusätzlich mit der Erklärung „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ ergänzt werden.